そもそもタスク管理とは？

「仕事の目的」とは、「何か新たな価値を生み出すこと」だと思っています。
アウトプットの形は業種・職種により様々かと思われますが、新たな価値を生み出すためには、「思考」×「作業」の繰り返しが必要だと思います。

効率的にアウトプットを出すためには、大きなゴールに向け、ブレークダウンしたやるべきことをリスト化し、スケジューリングした上で、個々のToDoをこなしていくことにより、はじめて価値を生み出すことができるのです。「タスク管理」とは、このToDoを計画通りに消化していき、最終的なアウトプットを出すための「手法」だと言えます。

サッカーに例えてみましょう。
まずは「１ヶ月後の試合で得点を決める！」というアウトプット（＝目標達成）を決めます。
次に、そのために必要なスキルを磨くために、①毎日５kmのランニング、②毎日１時間のシュート練習、といったToDo（＝目標から逆算して立てたタスク）を計画します。

ここで、日々のToDoを実施できたかできなかったか？全体の進捗はどうか？遅れている場合のリカバリはどうするのか？などといったことを管理（＝セルフマネジメント）するのが「タスク管理」となります。

タスク管理はなぜ必要？

ここまで、「タスク管理」ということの意味について解説してきました。
ここからは、「ではなぜタスク管理をする必要があるのか？」について少しご紹介したいと思います。

私個人が考えるタスク管理の必要性とは、「ラクをするため」の１点に集約されると思います。
どういうことか大きく４つのポイントに分けて考えてみました。以下、「個人」の観点と、「管理者」の観点から詳しくみていきましょう。

タスク管理：個人の観点

①ストレスフリーになれる

タスク管理の最大のメリットとも言える理由です。人はタスクを抱えていると非常に大きなストレスがかかります。

「あれもやらなくちゃ、これもやらなくちゃ」「忘れたらどうしよう」こういった感情を持った経験は誰もがあるのではないでしょうか。人は物事を忘れる性質がありますが、気になることは解決するまで気づかないうちにも大きなストレスとなっているのです。

タスク管理ツールを導入することで、これらの負荷を軽減し、より効率的に目の前の仕事に向かうことができ、結果として生産性の高い人（＝デキる人）になることができるのです。

②達成感を味わえる

仕事を消化した分量が可視化できるので「今日はこんなに頑張った！」と達成感を味わうことができます。

タスク管理：管理者の観点

③個人のタスクを周囲に見える化できる

個々人のタスクを見える化できるので、業務量の偏りを防げ、平準化することができます。

④全体の進捗管理ができる

上記③とも重複しますが、全体のプロジェクトにおいて個々人のタスクの進捗が可視化できるので、管理者は全体を俯瞰して進捗管理をすることができます。

さらに、遅れているタスクがある場合、余裕のあるリソースをアサインして効率的にチーム全体をマネジメントすることができます。

なぜクラウド型タスク管理アプリがいいの？

タスク管理の重要性、導入するメリットはご理解いただけたかと思いますが、タスク管理アプリなどを検索するとものすごい数が出てきますよね。無料のものから有料のものまで多岐に渡り、「結局どれを使ったらいいの？」ということになるかと思います。

ここでは、タスク管理アプリ選定の前提について説明したいと思います。
選定するにあたって前提となるのが、「クラウド型」アプリか否かです。

タスク管理の方法は人それぞれで、古典的には紙や手帳を活用する方法もありますが、IT化が進んでいる現在では、「クラウド型タスク管理アプリ」の活用がおすすめです。なぜならスマートホンさえあればどこからでもアクセスでき、「紛失」の心配もありません。さらに最大のメリットは、「他の人とリアルタイムに共有ができること」だと思います。これにより、上記で説明した業務量の見える化や平準化が可能になるのです。

タスク管理ツール／タスク管理アプリ５選

お待たせしました。それでは早速、デキる人が使っているタスク管理アプリについて、それぞれの特徴とともにご紹介していきます。なお、本記事では「他者とタスクを共有できる」ことが、生産性向上における最大のメリットの一つであると考えているため、「共有機能」のあるアプリをおすすめしております。

Wunderlist

特徴は、なんといってもユーザインタフェースの美しさが挙げられます。筆者が実際に使用しているアプリでもあり、シンプルで直感的な操作が可能である点、GTD的活用ができる点、クラウド型でマルチデバイスである点、無料でフォルダを作れる点などが挙げられます。

大きなタスクの中に小さなタスク（サブタスク）を組み込むことがきるのも利点だと思います。

カレンダービューはできませんが、繰り返しのリマインダーが使えたり、重要タスクに印を付けられるスター機能があります。さらに、毎月、毎週など定期的に発生するタスクについて自動的にリマインダーを設定してくれる機能には筆者も非常に助けられています。当然、今抱えているタスクリストを共有することもできます。

※GTDとは、思いついたタスクをとにかく書き出し、次に分類分けし、重要なものから順番に片付けていくことで頭の中をスッキリさせ、ストレスフリーにするタスク管理手法の一つです。

デメリットは、Googleカレンダーとの同期がイマイチな点。リアルタイムではなかったり、WunderlistからGoogleカレンダーへの一方向のみです。また、2015年にMicrosoft社に買収されたため、サービスが収束に向かっているとの発表もありました。

Todoist

次にこちら、動作も非常にサクサクでユーザインタフェースも美しく、シンプルです。wunderlist同様に、繰り返しやサブタスク機能、共有機能があります。

さらに、メールからのタスク追加機能や、マルチデバイスなだけでなくWebブラウザからのアクセス、スマートホンなどでの使用を想定した場所をキーとしたリマインド機能があります。

デメリットとしては、カレンダービューができない点と、無料版では一部の機能しか使えないため、本格的に活用するには有料版の契約がほぼ必須となる点があります。

Trello

今最も注目度が高い？と言っても過言ではないアプリがこのTrelloです。一番の特徴はそのユーザインタフェースで、コルクボードに付箋を貼り付けたようなデザインで有名です。

このタイプのデザインは従来型のタスク管理アプリには少なく、直感的に想像力を掻き立てられるビジュアルとなっています。スタンプや写真などの埋め込みも可能で、クリエイティブな思考タイプの方にはもってこいかもしれません。

当然、共有機能もありますので、チーム間でのプロジェクト管理はもちろん、ご家族との共有でもちょうど冷蔵庫にマグネットでメモを貼り付ける感覚で活用できるかもしれません。オフライン環境でも作業が可能です。

デメリットとしては、共有できる人数に限りがある点、Wunderlistの様に重要度で管理ができない点、視覚的であるがゆえに、タスクが増えると俯瞰して管理することが困難になる点などが挙げられます。

Lifebear

本特集において唯一のMade in Japanなアプリです。日本人発祥であることからも、正に痒いところに手が届く、そんなアプリになっています。

元々手帳アプリであるため、紙の手帳の馴染みやすさを最大限活かしたまま、ITの利便性を混ぜ合わせたアプリケーションとなっています。当然、カレンダービューも可能で、スケジュール、ToDo、日記、ノートなどを一元管理できます。

使い方紹介が丁寧な点も日本人らしさが活きているかもしれません。紙の手帳でスケジュールとToDoを一元管理している人には最も導入しやすいかもしれません。

デメリットは、タスク管理に特化していないので、メールからの登録やタスク共有機能がない点が挙げられます。また、デザインが特徴的なので使う人を選ぶかもしれません。

Things

Appleユーザから非常に愛されているこちら「Things」。シンプルで洗練されたデザインで有名です。直感的に使用でき、売り切りアプリなので、最初に購入すればランニングコストがかからない点などが挙げられます。

デメリットは、「共有機能がない」点です。本記事の主旨にはあまり合いませんが、個人でタスク管理をしたいという方もおられるかと思いますので、掲載しました。なお、プラットフォームはAppleデバイスに限定され、Webブラウザからのアクセスもできないという点も注意すべきです。

以上、代表的かつ、特徴的なアプリ５選について紹介させていただきました。

ここで挙げたアプリ以外にも、「Toodledo」、「Any.Do」、「Microsoft ToDo」、「Google keep」、「Dreamscope」、「Nozbe」、「Doit.im」など非常に多くのタスク管理アプリがあります。

本特集の他に、様々な比較サイトがあるかと思いますが、「大事なのは自分に最も合ったアプリを見つけること」だと思います。基本的には無料なアプリが多いので、まずはインストールして実際に使ってみながら、本当に合ったアプリに決めるのが一番かもしれません。ぜひみなさまが運命のタスク管理アプリに出会い、生産性向上の一助になれればと願っております。